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外宾来访

长春工程学院外宾接待管理办法(试行)
2021-04-19 14:47  

第一章  总则

第一条 为进一步规范我校外宾接待工作,加强外宾接待经费管理,提高外宾接待工作效益,根据吉林省财政厅《关于转发<财政部关于印发<中央和国家机关外宾接待经费管理办法>的通知>的通知》(吉财行〔2014〕55号)等有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法中的“外宾接待”,是指国(境)外各类团体或个人(以下简称“外宾”)来校进行工作访问、合作商谈、校际交流等一般性公务访问的接待工作。

第三条 外宾接待工作坚持友好对等、务实节俭的原则,严格遵守外事纪律和外事礼仪。

第四条 国际合作与交流处(以下简称国际处)是我校外事工作的归口管理部门,负责学校外宾接待的管理和协调工作。

第二章 外宾邀请

第五条 各单位邀请外宾,按要求提前到国际处备案。未经批准,任何单位或个人不得以学校名义对外发出正式邀请或做出承诺。如需以学校名义发出正式邀请函,须提前3个月向国际处提出申请。

第六条 邀请国(境)外现职副部级或相当于副部级以上官员不以公职身份来访、不从事公务活动的,应由国际处经省外办上报外交部审批。

第七条 邀请敏感国家和地区相关人员来访,或来访内容涉及敏感问题,邀请未建交国家人员来访,由国际处经省教育厅上报教育部,再由教育部报外交部或相关部委审批。

第三章 接待工作的基本要求

第八条 为提高外宾接待工作的实际效益,在拟邀请阶段,邀请单位应明确接待目的、预期效益,并做好外宾团组信息搜集和汇总工作。

第九条 接待部门要在接待准备阶段制订接待方案,经单位负责人审核后,提前二周向国际处提交《长春工程学院外宾接待审批表》(详见附件),并经学校批复后安排接待。

第十条 接待过程中,应积极主动、以我为主地开展工作,切实提高接待效益,并做好影像及接待记录等文本资料的留存工作。以学校名义接待外宾,由国际处按工作需要协调相关单位及人员参加。

第十一条 接待完成后,应及时撰写接待总结并做好存档工作。鼓励信息共享,新闻发布内容应经接待单位负责人审定后报校新闻中心。

第十二条 如接待活动中涉及授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等重要外事活动,须做好接待方案、聘书、协议等相关文本的准备工作,并提前报国际处及相关职能部门审核。

第十三条 如遇国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助(赠)和开展社会调查等,须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助(赠)目的等情况,并书面向学校报告,得到同意后方可实施。

第十四条 如遇国内外媒体或其他外籍人士采访、调查,应提前报告党委宣传部按有关规定处理。

第十五条 参加外宾接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪,注意着装整洁;严格遵守涉外保密规定,不得泄密。

第十六条 国际处可为外宾接待活动提供指导服务。外宾接待中遇到突发敏感事件,由接待负责人妥善处理,并及时通报国际处。

第四章 外宾接待经费开支范围及标准

第十七条 外宾接待经费开支范围包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外宾接待天数不得超过5天(含抵、离境当天),超出部分由外宾自理。

(一)住宿费

外宾住宿应注重安全舒适、不追求奢华。住宿费标准为:校级(含正副校级,下同)、院士及以上级别外宾率领的代表团,可安排在四星级宾馆,标准间或普通大床房;其他外宾代表团可安排标准不超过四星级宾馆的标准间或普通大床房。

(二)日常伙食费

外宾日常伙食招待应注意节俭,严格根据伙食标准选择菜品。日常伙食费标准(含酒水、饮料)为:每人每天不超过200元;校级、院士及以上级别外宾的伙食费标准可放宽至每人每天300元。

(三)宴请费

1.宴请外宾严禁讲排场,原则上安排在校内就餐,不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈、浪费。外宾在校期间,宴请不得超过2次(含赴外地访问期间)。

2.外宾宴请费标准(含酒水、饮料)为:每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

(四)交通费

外宾用车应按照对等原则,根据实际情况安排。外宾接待原则上不负责国际旅费和国内城市间交通费用,确需列支的应在《长春工程学院外宾接待审批表》中注明缘由一并审批。

(五)对外赠礼

对外赠礼应节约从简,实物礼品应尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品及师生设计制作的艺术品和实用物品,朴素大方,不求奢华。赠送礼品原则上由接待单位赠礼1次,其它单位不得重复赠礼,如外方赠礼,可按对等原则回礼。

对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为校级人员的,每人次礼品价格不超过200元;其他人员可以视情况赠送纪念品。

(六)外宾接待不得组织与教学科研无关的参观游览等,不得组织到经营性娱乐场所活动,不得安排专场文艺演出。

(七)外宾在华访问期间的其他费用(如医药、邮电通讯等费用),均由外宾自理。

第十八条 陪同人员及其经费标准

(一)接待外宾,我方参加宴请人数应根据礼宾要求安排。外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

(二)陪同外宾赴外地访问期间,陪同人员的费用由接待单位承担。陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅费管理的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的,经接待单位负责人批准,可按对应的外宾接待标准凭据实报实销。

第五章 外宾接待的经费管理

第十九条 学校加强对外宾接待经费的预算管理,合理确定接待总规模。接待单位应从严、从紧控制外宾接待费用,严格执行接待费用开支标准,不得超预算或无预算安排外宾接待活动。

第二十条 外宾接待费应严格遵守学校财务管理制度,采用银行转账或公务卡结算,原则上不得以现金方式支付。

第二十一条 报销外宾接待费用,需提供财务票据、《长春工程学院外宾接待审批表》(详见附件)、外宾接待证明材料(如邀请函、电子邮件、新闻报道、宣传海报等)等。

第六章 监督和管理

第二十二条 国际处要加强对外宾接待的管理,财务处要加强对外宾接待经费使用的审核把关,审计处要加强外宾接待经费使用及接待标准的审计监督,监察处要加强对外宾接待的监督检查。

第二十三条 违反本办法的,按照《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定,责令整改并追究有关人员责任:

(一)擅自提高接待开支标准的。

(二)计划未经批准接待外宾的。

(三)违规扩大外宾接待开支范围,或报销与接待无关的费用的。

(四)虚报外宾接待级别、人数、天数,套取接待经费的。

(五)使用虚假发票报销接待费用的。

(六)其他违反本办法的行为。

第七章 附则

第二十四条 来校出席国际会议的外宾接待管理,按照国家在华举办国际会议的有关规定执行。

第二十五条 来校开展长(短)期工作的外籍教师、引智项目专家等的接待管理,按照国家外国专家局有关文件规定执行。

第二十六条 来校工作的客座教授、特聘教授、柔性引进人才等相关费用,参照相应的管理规定执行。

第二十七条 香港、澳门、台湾地区人士接待参照本办法执行。

第二十八条 本办法中未尽事宜,参照上级文件规定执行。

第二十九条 本办法由国际处负责解释,自公布之日起实施。

附件:长春工程学院外宾接待审批表

                                             长春工程学院

                                             2018年11月16日


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